Datenschutzinformation gemäß Art. 13 DSGVO

Im Zuge unserer gemeinsamen Geschäftsbeziehung, Ihres uns erteilten Auftrages oder sonstiger Korrespondenz zwischen Ihnen als Wohnungseigentümer, Mieter oder Bewohner unserer Verwaltungsobjekte, Miet- oder Kaufinteressent, erhalten wir von Ihnen personenbezogene Daten, beispielsweise über ein Kontaktformular, die automatisiert verarbeitet werden.

Gemäß Art. 13 der DSGVO teilen wir Ihnen deshalb nachfolgendes mit:

 

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie Art, Zweck, Verwendung und Löschung der personenbezogenen Daten:

Wir, die Firma Röpke + Partner GmbH, Calwer Str. 58, 75175 Pforzheim, Tel. 07231 / 9677-0, Fax 07231 / 9677-90, e-mail: info@roepke-und-partner.de, erheben Ihre Daten zum Zweck der Vertragsdurchführung, zur Erfüllung unserer vertraglichen und vorvertraglichen Pflichten.

Bei Miet- und Kaufinteressenten ist die Datenerhebung und Datenverarbeitung sowohl für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Übersendung eines Exposés) als auch für die Erfüllung von Miet- und Kaufverträgen erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1b) DSGVO.

Bei Hausverwaltungskunden (Wohnungseigentümer und Mieter) werden die Daten insbesondere benötigt für die Erstellung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung, Erstellung von Wirtschaftsplänen, Informationsschreiben/Korrespondenz aufgrund von Wartungs-, Reparatur- und oder Sanierungsarbeiten, Mietvertragserstellung, Forderungsmanagement und weitere Themenbereiche im Bereich der üblichen Geschäftstätigkeit einer Hausverwaltung. Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung des zwischen uns als Hausverwaltung und somit als Vertreter des Eigentümers im Bereich der Miet- oder WEG-Verwaltung bestehenden Vertrages (Art. 6 Abs. 1 DSGVO) oder auch einer entsprechenden Anbahnung eines Vertragsverhältnisses. 

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben (Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie aber, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon also nicht betrofen.

Soweit wir gesetzliche Vorgaben wie z.B. Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch oder die Abgabenordnung erfüllen müssen, ist die Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. C DSGVO.

 

2. Datenschutzbeauftragter:

Aufgrund der Unternehmensgröße ist kein Datenschutzbeauftragter zu benennen, dies ist erst ab zehn Angestellten erforderlich.

 

3. Weitergabe der Daten an Dritte:

Bei Hausverwaltungskunden werden Ihre Daten beispielsweise an Heizkostenabrechnungsfirmen wie Techem, Minol oder Ista weitergegeben, außerdem an Wartungsfirmen, Handwerksfirmen zur Schadenbehebung und Abarbeitung von Kleinreparaturen.

Bei Kauf- und Mietinteressenten erfolgt die Weitergabe der Daten nur bei Zustandekommen eines Miet- oder Kaufvertrages an den Eigentümer bzw. Verkäufer, sowie an das Notariat bei einem Immobilienkauf.

Bei Bonitätsauskünften über eine Auskunftei (beispielsweise vor der Fertigung eines Mietvertrages) holen wir vorab eine schriftliche Zustimmung Ihrerseits ein. 

Eine Übermittlung der Daten an Drittländer findet nicht statt, es sei denn, Ihr Auftrag beinhaltet dies oder es bestehen gesetzliche Verpflichtungen hierzu. 

 

4. Dauer der Speicherung:

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen betragen sechs bzw. 10 Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, § 195 ff. BGB, die in der Regel drei oder zehn Jahre betragen.

Bei Miet- und Kaufinteressenten löschen wir die Daten innerhalb von 4 Wochen, wenn kein Miet- oder Kaufvertrag zustande kommt und uns kein schriftlicher Suchauftrag vorliegt.

 

5. Datenschutzrechte:

Als betroffene Person haben Sie uns gegenüber ein Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, ein Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, ein Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

 

6. Pflicht zur Bereitstellung von Daten:

Im Rahmen des bestehenden oder zukünftigen Vertragsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung Ihres Auftrages erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

 

7. Automatisierte Entscheidungsfindung: findet bei uns nicht statt.

 

8. Verarbeitung zu einem anderen Zweck:

Soweit eine Verarbeitung Ihrer Daten für einen anderen, als den vorgenannten Zweck beabsichtigt ist, werden wir Ihnen dies rechtzeitig mitteilen und Ihnen weitere Informationen hierzu zur Verfügung stellen.

 

9. Widerrufsrecht nach Art. 21 DSGVO:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die Aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch ist an die verantwortliche Stelle (vgl. Abs. 2) zu richten. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

 

Kontakt

Röpke + Partner GmbH

Immobilien + Hausverwaltungen

Calwer Straße 58 / Ecke Jahnstraße

75175 Pforzheim

 

Telefon: 07231 / 96770

Telefax: 07231 / 967790

E-Mail: info@roepke-und-partner.de

 

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